隨著E-mail從單純訊息傳遞演變為各種商務應用的重要平台，企業面臨著郵件遺失、資料外洩、法規遵循和儲存成本等管理挑戰；為了降低這些風險，首先需要解決三個關鍵問題：郵件的完整歸檔、郵件的調閱和郵件的儲存。在考慮成本和存儲空間的兩難中，制定有效的郵件儲存策略尤為重要。
根據資安業者Fortinet的統計，2024年上半年，新興勒索軟體如BlackSuit、Hunters International、Underground Team等，已經開始對台灣企業發動針對性攻擊。這些新一代的黑帽駭客不再僅僅是竊取數據並加密要求贖金，他們會在企業系統中潛伏，等待機會竊取更多資料。這不僅導致企業需要支付贖金，被竊取的資料還可能在暗網上被販售，進而違反「個資保護法」的規定。
當自架郵件主機被列入網路黑名單（RBL）時，這可能涉及多個因素，包括不當的郵件管理、安全問題，以及特定的郵件攻擊如退信攻擊（Backscatter Spam）。
RBL（即時阻擋清單 Realtime Blacklist）是一種網路服務，用於防止垃圾郵件的傳送。這個清單包含了被識別為發送垃圾郵件的IP位址。當電子郵件系統收到來自這些IP位址的郵件時，會根據RBL進行過濾，以阻止垃圾郵件的接收。