隨著E-mail從單純訊息傳遞演變為各種商務應用的重要平台，企業面臨著郵件遺失、資料外洩、法規遵循和儲存成本等管理挑戰；為了降低這些風險，首先需要解決三個關鍵問題：郵件的完整歸檔、郵件的調閱和郵件的儲存。在考慮成本和存儲空間的兩難中，制定有效的郵件儲存策略尤為重要。

 

企業在郵件儲存面臨的最大困擾

1. 儲存空間不足：隨著時間的推移，郵件數量不斷增加，尤其是包含附件的郵件，會迅速佔用大量存儲空間。
2. 數據安全和合規性：確保郵件未被竄改以符合法規，妥善保護敏感信息以防止數據洩露。
3. 備份和恢復：有效的備份和恢復機制，防止信件丟失。尤其在備份過程中遇到技術問題或人為錯誤，導致信件無法完整恢復。
4. 管理和分類：隨著郵件數量的增加，如何有效地管理和分類郵件，未經分類的郵件會增加查找和管理的難度。
5. 成本控制：隨著儲存和管理的郵件增加，需要投入存儲空間的資金也會顯著增加。

 

了解甚麼是郵件生命週期?

郵件生命週期（Mail Lifecycle）是指E-mail從創建到最終刪除的整個過程。
這個過程通常包括以下幾個階段：
1. 創建和發送：E-mail由寄件人創建並發送給收件人。
2. 接收和存儲：收件人接收到E-mail並將其存儲在郵箱中。
3. 分類和管理：E-mail根據內容和重要性進行分類和管理，例如移動到特定文件夾或標記為重要。
4. 保留和存檔：根據公司政策或法律要求，E-mail可能需要保留一段時間，並可能被存檔以便未來查閱。
5. 刪除和清理：當E-mail不再需要時，會被刪除並從系統中清理。
在企業環境中，郵件生命週期管理（Mail Lifecycle Management, MLM）是非常重要的，因為它有助於確保信件的安全性和合規性，並提高工作效率。

 

首先該如何制定郵件生命週期?

制定郵件生命週期（Mail Lifecycle）需要考慮多個因素，以確保E-mail的有效管理和合規性。
以下是一些關鍵步驟：
1. 定義政策和規範：
▶ 確定郵件的保留期限，根據法律要求和公司政策決定不同類型郵件的保留時間。
▶ 制定分類標準，將郵件分為即時、歸檔、庫存和封存等類別。
2. 實施技術措施：
▶ 使用郵件管理系統（如MailBase）來自動化郵件的分類、存儲和刪除。
▶ 設置自動備份和刪除排程，確保郵件在到達保留期限後自動處理。
3. 培訓員工：
▶ 向員工解釋郵件生命週期管理的重要性和具體操作方法。
▶ 提供培訓和指導，確保員工能夠正確分類和管理郵件。
4. 監控和審計：
▶ 定期檢查郵件管理系統的運行情況，確保其符合政策和規範。
▶ 進行審計，確保郵件管理過程中的合規性和安全性。
5. 持續改進：
▶ 根據實際運行情況和新出現的需求，不斷調整和優化郵件生命週期管理策略。

 

最後在考慮成本效益的情況下，企業如何進行有效的郵件管理?

1. 雲端郵件服務：
▶ 使用像企業信箱的這類雲端郵件服務，這些服務提供自動備份和擴展存儲空間，減少自建郵件伺服器的初期成本和維護費用。
2. 郵件下載存檔：
▶ 將不常使用的郵件存檔到次級存儲區（如磁帶或光碟），降低郵件伺服器的負擔。
3. 自動化清理和分類：
▶ 設置自動化規則，定期清理不再需要的郵件，並將重要郵件分類存檔，保持郵件伺服器系統的整潔和高效。
4. 選擇合適的備份方案：
▶ 根據企業需求，選擇經濟實惠的雲端備份和恢復的解決方案。
5. 員工培訓及稽核：
▶ 確保員工了解郵件管理和備份的重要性，並用自動稽核讓員工遵循企業的郵件管理政策，減少人為錯誤和信件丟失的風險。

 

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2. 可將收發郵件進行全備份，全文檢索、附件檢索與多重篩選規則，快速搜尋。
3. 彈性設定保留年限，在有限成本下發揮最大效益。
4. 設定稽核條件，有效讓員工遵循企業的郵件管理政策。